¿Por qué seguimos usando hojas de cálculo?

Dec 02, 2021

Con más de 700 millones de usuarios en todo el mundo, no cabe duda de que Microsoft Excel es el software empresarial más popular de la historia. Desde la construcción de tablas sencillas, la creación de visualizaciones e incluso su uso como base de datos para empresas, Excel y las hojas de cálculo han sido la herramienta a la que han recurrido los usuarios empresariales en las últimas décadas.

Esto no es una sorpresa. Excel es extremadamente potente y flexible, y permite a los usuarios analizar grandes cantidades de datos para obtener la información que necesitan. Funciones como las tablas dinámicas se han convertido en algo esencial para el análisis de datos, ya que han permitido a los usuarios filtrar y segmentar datos en conjuntos de datos enormes.

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Además, aunque es verdad que existe una curva de aprendizaje, Excel es tan omnipresente hoy en día que hay toneladas de tutoriales, cursos e incluso conocimientos internos en las compañías para enseñar a alguien a usar Excel a un nivel básico e intermedio. De hecho, Excel se ha convertido en una de las habilidades más comercializables en el mundo corporativo, con el poder de llevar a los empleados a promociones, y roles de liderazgo por dominarlo. En torno a él gira un interesante proceso de autorrefuerzo de su utilidad e importancia.

Por otro lado, tenemos la versión de Google: Google Sheets, que comparte muchas de las ventajas del software de hojas de cálculo de Microsoft. Sin embargo, ha demostrado ser menos eficaz cuando se trabaja con grandes cantidades de datos, debido a la velocidad. No obstante, Google Sheets se ha convertido en la elección de empresas más pequeñas y con más recursos, gracias a sus características de colaboración inmensamente útiles y al hecho de que es gratuito para cualquiera que tenga una cuenta de Google, lo cual no es un detalle menor.

Independientemente de la herramienta que se utilice, hay poco debate sobre el hecho de que las hojas de cálculo son una constante en el mundo empresarial, y es poco probable que una empresa no las utilice en cierta medida.

Dicho esto, hay tecnología que ha intentado sustituir a las hojas de cálculo, por supuesto con una variedad de casos de uso.

Tenemos el caso del almacenamiento de datos, por ejemplo. Las bases de datos empresariales como PostgreSQL son probablemente la mejor apuesta para las empresas con grandes cantidades de datos. Su estructura centralizada ofrece a los usuarios la posibilidad de seguir, gestionar y controlar mejor el flujo de información.

También hay herramientas especializadas en la visualización de datos. Programas como Tableau, Domo o Looker pueden crear sin duda mejores y más complejas visualizaciones que los programas de hojas de cálculo.

Pero aún así las hojas de cálculo parecen seguir siendo las campeonas, y esto no es una mera coincidencia o un error.

Por supuesto, está la cuestión del costo. Excel no tiene un precio elevado, ni como base de datos ni como herramienta de análisis, y viene con toda la Suite de Microsoft, que incluye otros elementos esenciales como PowerPoint y Word. Por otro lado, herramientas como Tableau pueden costar alrededor de 40 dólares por licencia al mes, lo que definitivamente suma, especialmente para las organizaciones más pequeñas y en crecimiento.

Además del costo de licencia, hay otros costos asociados a las migraciones de datos y a la adopción de nuevas herramientas por parte de los empleados. Si tienes tu base de datos en Excel, y quieres migrar todo a un PostgreSQL, va a ser costoso, quizá no concretamente en dinero, pero sí en términos de tiempo y trabajo, que acaban afectando los resultados.

Y por supuesto, también está la resistencia al cambio. Una vez que la gente ha utilizado una herramienta durante mucho tiempo con resultados relativamente buenos, le va a resultar muy difícil aprender otra y aceptar por qué la nueva es mejor para ellos. En el caso concreto de la transición de Excel a una base de datos, esto puede implicar incluso el aprendizaje de SQL, y ahí se crea una barrera adicional.

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Y aunque nos encanta lo que las hojas de cálculo nos han permitido crear como sociedad hasta ahora, puede que no sea la mejor opción que las empresas se queden con ellas para todo. De hecho, podría ser un problema.

Los principales inconvenientes con el uso de hojas de cálculo para el uso de la base de datos y las visualizaciones tienen mucho que ver con los controles de versiones y la falta de sincronización de datos en tiempo real. Me explicaré. Muchas veces lo que acaba ocurriendo con las hojas de cálculo es que se hace una y se envía. Hasta ahí, todo bien. Sin embargo, cuando llegan nuevos datos, hay que hacer otra, por lo que se crea la versión #2. Y entonces empiezas a ver dónde surge el problema.

Al final, un equipo puede acabar teniendo varias versiones de la misma hoja de cálculo, que en casi todo momento está desfasada, ya que no hay una sincronización de datos en tiempo real. Esto se convertirá en un dolor de cabeza para gestionar. Además, las decisiones que se tomen en torno a esa hoja de cálculo no serán muy oportunas debido a la antigüedad de los datos.

Pero no se puede dejar de usar algo que más o menos funciona si no se tiene una opción mejor, ¿verdad? Algo que no te dejará en la quiebra, que no significará días de entrenamiento para entender cómo usar, que será eficiente pero poderoso. Hasta entonces, las hojas de cálculo seguirán gobernando el mundo de los negocios.